E esse problema não é só das empresas menores
Empresas com capital inferior a R$ 78 milhões deverão aderir ao
eSocial a partir de julho. E, embora a primeira leva tenha sofrido com
as adequações ao novo sistema, as menores também devem sofrer,
principalmente com as questões relacionadas à cultura organizacional.
As empresas terão que mudar a forma com a qual gerenciam os dados
internamente, pois precisam deixar de acumular documentação em papel
para se adequar a uma rotina de digitalização, ou até mesmo de geração
de documentos digitais.
Esse problema não é só das empresas menores. Em um primeiro momento, é
possível até pensar que as empresas de menor porte são mais ágeis e
conseguem resolver essa problemática mais rápido do que empresas
gigantes, com milhares de funcionários, mas existe uma cultura
processual no Brasil, muito baseada no papel, e que vai precisar mudar.
Robotização
O fato de boa parte das informações enviadas ao eSocial ter como base dados estruturados, como a
folha de pagamento,
tem tornado a Automação Robótica de Processos (ou RPA – Robotic
Process Automation), também chamada de robotização, um dos assuntos mais
comentados para facilitar a digitalização do RH e a adequação às
exigências do eSocial.
Esse assunto, no entanto, tem esbarrado em uma série de obstáculos
culturais, como a falta de conhecimento sobre o que pode ser robotizado.
A robotização é ideal para processos que envolvam informações
estruturadas, atividades repetitivas e que levam muito tempo. Na área
financeira, que é uma das que avança mais rápido em termos de
digitalização, não é difícil encontrar processos diários que se encaixem
nesse padrão. No RH, no entanto, apesar do constante avanço dos últimos
anos, as organizações ainda encontram dificuldades.
Existem vários processos que precisam ser automatizados com a
implantação do eSocial, que vai adentrar a terceira fase de
implementação e, em julho, vai ter início para empresas com faturamento
inferior a R$ 78 milhões, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas que
possuem empregados.
Hoje, exceto pelos documentos de admissão dos funcionários, a maioria dos documentos do RH, por meio do
certificado digital, já podem nascer totalmente digitais.
As empresas que continuarem trabalhando com documentos em papel e
criando versões digitais das informações possivelmente vão enfrentar uma
série de problemas relacionados à inconsistência dos dados. Isso porque
todas as informações relativas aos trabalhadores vão estar no eSocial,
incluindo exames admissionais, novos empregados, demissões, entre
outros.
Diante deste cenário, o sincronismo de informações vai ser essencial
para evitar problemas relacionados a dados duplicados ou documentos com
múltiplas versões divergentes, que vão dar ao RH um volume muito maior
de trabalho para analisar as informações antes de submeter os dados de
múltiplos departamentos ao sistema.
Além disso, as empresas também terão que adequar os seus sistemas e
cultura organizacional a um novo paradigma, muito mais digital. Querendo
ou não, o eSocial acabou impondo a realidade da Transformação Digital
para muitas empresas em RH. Agora, vai ser preciso correr atrás do
prejuízo.
Fonte:
Administradores
A PAZ É O CAMINHO, A VERDADE A QUALQUER PREÇO.
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